Lista de comprobación del procedimiento de despido de empleados

Documente el proceso de separación del empleo

Proteja a su empresa documentando que ha seguido toda la política de la compañía. Registre la fecha de despido efectivo en el expediente del empleado junto con la información sobre la decisión. Debes enviar al empleado una carta formal de despido en la que se detalle la fecha de finalización y el estado de sus prestaciones.

Siga el protocolo

En ningún caso debe improvisar el procedimiento de despido. Todos los procedimientos de despido y renuncia deben ser coherentes con la protección de su empresa frente a las acciones legales. Debe haber una secuencia lógica de pasos que usted o su dirección sigan.

Cree un paquete de separación de empleo

Al igual que un paquete de contratación, que contiene todo el papeleo y la información que necesitan, un paquete de separación de empleo debe proporcionar toda la información para los empleados despedidos o dimitidos. Este paquete debe incluir la información de contacto de RRHH, cualquier recurso externo, el papeleo de los beneficios y una carta de terminación.

Pagar el dinero que se debe en la última nómina

Si le debe dinero al empleado en forma de bonificaciones o gastos no pagados, debe incluirse en la última nómina del empleado. Los empleados también pueden tener vacaciones acumuladas, bajas por enfermedad o permisos personales no utilizados. Las leyes estatales dictarán cuándo deben emitirse estos cheques de pago final.

Explique las prestaciones

En algunos casos, las prestaciones sanitarias de un empleado pueden continuar bajo la póliza de seguro médico de grupo de su empresa. Debe proporcionar un formulario COBRA que explique las condiciones de las prestaciones sanitarias en curso del empleado y cuándo terminarán las prestaciones.

También puede entregar a sus empleados una carta sobre el estado de las prestaciones en la que se resuma toda la información sobre los programas del plan de jubilación y del seguro de vida. En California, también debe proporcionar información sobre cómo cobrar las prestaciones por desempleo.

Actualice la información de contacto

Es posible que tenga que ponerse en contacto con su empleado después de su separación. Por ejemplo, es posible que tenga que enviarle un formulario W-2. Asegúrese de actualizar sus datos de contacto y pídale que le notifique cualquier cambio de dirección en un futuro próximo. Explica los motivos para que el empleado sepa que es beneficioso para él. En algunos estados, es posible que tenga que entregar al empleado un documento de separación.

Informe al personal y a los clientes

Informe a los empleados y clientes que necesiten saber sobre la salida del empleado. Sea breve en los detalles y asegure a todos que el negocio funcionará sin problemas mientras se cubre el puesto. Informe a todos los que se ocuparán de la responsabilidad del empleado y de cómo ponerse en contacto con ellos.

Te conviene evitar compartir información sobre los motivos. La gente puede presionarle para que dé detalles, pero puede causar problemas si comparte esa información.

Cree un plan de transición

Anticipe que puede haber dificultades cuando haya una vacante en su empresa. Elabore un plan sobre cómo reducir el impacto y cómo se delegarán las responsabilidades del empleado. Planifique también cómo reemplazar el puesto.

Recoja los bienes de la empresa

Antes del último día del empleado, recoja los bienes de la empresa. Esto puede incluir ordenadores, un coche, una tarjeta de crédito, teléfonos móviles, llaves o cualquier otra cosa.

Elimine el acceso del empleado

Al final del último día del empleado, se le debe quitar el acceso a sus sistemas y al edificio de la empresa. Sus contraseñas deben dejar de funcionar, y los teléfonos móviles, llaves o tarjetas de acceso deben ser recogidos.

Haga el papeleo

Debe entregar al empleado la documentación para el futuro, así como pedirle que firme algunos papeles allí. Proporcione al empleado un formulario de cambio de dirección en caso de que se mude para que usted pueda enviarle un formulario W-2. Discute si el empleado quiere que le des referencias y si es así, obtén su permiso como testigo.

Entregue al empleado una carta sobre el estado de sus prestaciones, como el plan de jubilación, el seguro médico y otros beneficios. Proporcione un formulario COBRA si es aplicable para detallar su seguro de salud y cuándo terminará.

Notificar al departamento de informática Actualizar los registros

Debe entregar al empleado la documentación para el futuro, así como pedirle que firme algunos papeles allí. Proporcione al empleado un formulario de cambio de dirección en caso de que se mude para que usted pueda enviarle un formulario W-2. Discute si el empleado quiere que le des referencias y si es así, obtén su permiso como testigo.

Haga una entrevista de salida

Cada despido debe incluir una entrevista de salida con un miembro de RRHH presente. Puede responder a las preguntas del empleado y revisar los términos de los acuerdos de no competencia que firmó cuando empezó a trabajar con usted.

Una vez que se haya eliminado el aspecto legal, hazle preguntas al empleado sobre su tiempo en la empresa. Puedes obtener información sobre las áreas de mejora y averiguar qué es lo que más le ha gustado de su trabajo. Realice los cambios que considere oportunos.

Discuta la separación con los empleados que necesitan saberlo

Comente brevemente el despido con los empleados que necesiten saberlo. Puede revelar los motivos del despido a los empleados de RRHH y a los directivos que necesiten saberlo. Sin embargo, los motivos no deben compartirse con toda la empresa y deben tratarse con compasión y discreción. Compartir en exceso los detalles puede causar problemas mayores a su empresa.

Notifique al departamento de sistemas

Una vez que se separe del empleado, notifique al departamento de TI la fecha y la hora exactas en las que debe retirarse el acceso del empleado. Bloquee todo el acceso al sistema y al edificio, incluyendo la desactivación de contraseñas y tarjetas de acceso. Recoja las llaves y tarjetas de acceso en la reunión de despido.

Actualice los registros

Asegurarse de que sus registros son precisos en todo momento es su responsabilidad como propietario de la empresa. Cuando un empleado deja su empresa, debe actualizar su nómina, actualizar los registros y el software de RRHH. Debe conservar los registros de impuestos y nóminas durante varios años.

Guarde los registros que prueban sus razones para despedir al empleado durante al menos dos años.

Distribuya la última nómina

Cada estado tiene leyes diferentes en cuanto a la forma de entregar al empleado su última paga. Algunos exigen que se presente durante la entrevista de salida; otros permiten que se envíe por correo al empleado dentro de un determinado número de días de su fecha final de empleo.

La última nómina debe devolver al empleado el dinero que le debe, así como las vacaciones y las bajas por enfermedad no utilizadas.

También puede deducir de la última nómina el tiempo personal o los anticipos salariales utilizados pero no devengados. Si la cantidad que debe el empleado es mayor que su última paga, recójale el saldo adicional.

Si ofrece una indemnización por despido, comunique cómo recibirá el empleado su salario.